Сотрудники не хотят переходить на КЭДО: что делать?

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) – это удобная и современная система для регулирования, контроля и поддержания трудовых отношений. Переход на КЭДО может существенно облегчить работу кадровиков и отладить рабочие процессы внутри и за пределами компании.

Но несмотря на активную цифровизацию рабочих процессов, к КЭДО по-прежнему относятся с предубеждением. Буквально это проявляется в нежелании сотрудников адаптироваться к новой системе.

Разбираем основные причины, почему сотрудники не хотят переходить на КЭДО, и рассказываем, как можно успешно разрешить ситуацию.

Основные причины для отказа перехода на КЭДО

Новизна в рабочих процессах может радовать и мотивировать, а может наоборот пугать и демотивировать. Так сложилось, что многих людей до сих пор пугает перспектива цифровизации в разных сферах жизни – в т.ч. когда дело касается отказа от бумажной документации в пользу электронной.

Опыт позволил выявить несколько распространенных причин в коллективах:

• Сотрудники не понимают, зачем переходить на КЭДО – ведь все привыкли и успешно работают с бумагами;

• Коллеги боятся, что на волне кражи персональных данных и доступов к важным документам, кибермошенничества, слива баз и другой информации такая же ситуация обязательно произойдет и с их компанией;

• Работники не хотят разбираться с новым инструментом, потому что это «долго, сложно, непонятно».

Главной причиной такого неприятия и страхов чаще всего становится недостаток информирования и отлаженной коммуникации. Как решить проблему?

Проводите ликбез своевременно

Недостаток информирования обязательно проявит себя, если вы просто поставите коллектив перед фактом и будете требовать от него дать согласие для перехода на КЭДО (напоминаем, что без него подключение КЭДО невозможно). Оптимальным решением будет рассказать сотрудникам, в чем преимущества КЭДО, какую выгоду получит компания благодаря системе.

Действуйте с заботой о сотрудниках

Работодатель не имеет права принуждать коллектив или давить на отдельных сотрудников, желая перейти на кадровый электронный документооборот. Поэтому к вопросу стоит подходить тактично и этично.

Обязательно проведите общее собрание с сотрудниками или отдельные встречи с коллегами, выслушайте их мнение и доводы против подключения КЭДО. Хорошо подготовьтесь к беседе: разберитесь, как работает КЭДО-платформа; за счет чего работа коллектива станет проще; каким образом будут защищены данные. Такая информация будет полезна всем.

Обратитесь к команде внедрения КЭДО-платформы

Если вы и ваши коллеги не готовы самостоятельно заниматься информационными вопросами, но уже ищите или выбрали платформу для работы, можно обратиться к команде внедрения. Специалисты системы КЭДО обычно подробно рассказывают о ней, а также проводят обучение сотрудников. Оно может проходить в формате презентации, небольшого курса занятий, тренинга или воркшопа, офлайн и онлайн.

Например, на этапе знакомства с системой АТМ.КЭДО специалисты демонстрируют функционал и удобство приложения онлайн на демосессии. Показывают, насколько прост и понятен пользовательский путь; как ускоряются рабочие процессы по принципу «в два клика». Также команда АТМ.КЭДО помогает с вопросом выпуска электронных подписей для сотрудников через приложение и отвечает на все имеющиеся вопросы. 

Узнайте больше о возможностях для вашего коллектива на бесплатном демо АТМ.КЭДО

Отказ от перехода на КЭДО не проблема

Если в коллективе по-прежнему останутся работники, которые не готовы дать согласие для КЭДО, работодатель должен продолжить вести их кадровый документооборот в привычном – бумажном – формате. Отказ от электронного документооборота трудовым законодательством не предусмотрен.

Кстати, в марте 2023 года обновились единые требования к формату и составу документов в системе КЭДО – советуем изучить этот вопрос и смело планировать подключение.