Новости КЭДО: в силу вступили единые требования к составу и форматам документов

С 1 марта 2023 года в силу вступили единые требования к составу и форматам электронных документов, связанных с организацией рабочих процессов. Нововведения касаются системы кадрового электронного документооборота (КЭДО).

Для удобства кадровиков и работодателей Минтруда России подготовил специальный справочник основных видов электронных документов. Изменения зафиксированы в приказе Минтруда России № 578н от 20 сентября 2022.

Какие именно изменения ждут пользователей КЭДО?

• Все кадровые электронные документы должны создаваться в соответствии с форматами, установленными Минтрудом.

• Сформирован обязательный пакет файлов, а также скорректированы форматы. Основная часть должна быть в формате PDF/A-1A. Электронная подпись основного документа и приложения – в формате SGN. Также необходима машиночитаемая доверенность для подписания электронного документа. Описание документа в отдельном файле – в XML. Ранее документы могли быть оформлены в любом формате (в т.ч. в Word, JPEG, Excel и пр.).

• Изменения не касаются кадровых документов, созданных до 1 марта 2023 года.

Обратите внимание!

Новые требования по-прежнему не затрагивают документы-исключения: акты о несчастных случаях, инструктажи по охране труда и приказы об увольнении (согласно ТК РФ).

Какие риски ждут пользователей КЭДО?

Нововведения, касающиеся форматирования документов, в первую очередь, нацелены на оптимизацию проверки кадровых документов, ее ускорение и автоматизацию.

Эксперты отмечают вероятность, что неправильно отформатированные документы не будут приниматься госорганами. В их числе – договоры, приказы и соглашения.

Также неправильное форматирование может повлечь отказ признавать такие документы юридически значимыми в суде или других инстанциях.

Какое наказание грозит работодателям за нарушение требований?

Согласно ответу в Минтруда, за несоблюдение приказа № 578н не установлена административная ответственность для КЭДО, поэтому нужно ориентироваться на статью 5.27 КоАП РФ.

Напоминаем, что решение о переходе на КЭДО работодатель принимает на основании согласия всего коллектива. Подключение к КЭДО осуществляется на основании локального нормативного акта.

Как адаптироваться к нововведениям?

Для того, чтобы работа с КЭДО шла легко, рекомендуем узнать больше о сервисе АТМ.КЭДО, едином корпоративном центре обмена документами. В нем учитываются все изменения в законодательстве и ТК, а процесс работы с кадровыми электронными документами становится проще и быстрее.

Функционал приложения АТМ.КЭДО позволяет довериться системе: благодаря автоматической конвертации она отформатирует созданный внутри или добавленный документ в соответствии с требованиями.

Узнайте больше на бесплатном демо АТМ.КЭДО