Почему не для всех документов применяется КЭДО?

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) – удобная, практичная и надежная система, которая позволяет работать практически со всеми видами документации. На данный момент остается несколько категорий документов, которые по-прежнему требуют дублирования на бумаге.

Какие виды документов необходимо заводить в бумажном виде?

На бумаге фиксируются четыре вида документов:

• акт о несчастном случае на производстве,

• приказ (распоряжение) об увольнении,

• документы о прохождении инструктажей по охране труда,

• трудовая книжка и электронные сведения о трудовой деятельности работников.

Данный перечень документов зафиксирован в статье 22.1 Трудового Кодекса РФ.

Впервые сущность и порядок внедрения и ведения ЭДО в области труда были обозначены в статьях 22.1–22.3 на основании № 377-ФЗ от 22.11.2021 г.

Почему КЭДО применяется не для всех документов?  

В одном из открытых писем от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97 Минтруд разъясняет, что невозможность применения КЭДО в обороте данных документов обусловливает их исключительное значение.

Среди случаев, в которых эти документы потребуются в качестве физического доказательства, –

• расследование несчастного случая на производстве;

• спорная ситуация, в которой необходимо отстоять права сотрудника (например, доказать факт нарушения трудовых прав или оспорить увольнение).

В описанных и схожих случаях указанные документы изымаются из-под действия КЭДО с целью подкрепить защиту интересов работника. Здесь стоит учитывать, что:

• сотрудник – более слабая сторона в экономическом отношении, поэтому требует защиты;

• бумажный заверенный формат документа позволяет исключить одностороннее неправомерное изменение в его электронной версии, что может повлиять на решение трудового спора и исчисление срока исковой давности.

Почему не стоит откладывать переход на КЭДО в данной ситуации?

Очевидно, что всего четыре вида документов не повод отказываться от адаптации вашего бизнеса в систему, которая существенно упрощает документооборот и помогает структурировать рабочие процессы. Переход на кадровый электронный документооборот – актуальный и важный шаг, который необходим каждой компании, ценящей человеческий, денежный и временной ресурсы.

О преимуществах КЭДО и качественно новом уровне клиентского опыта вы можете узнать из презентации АТМ.КЭДО – специального приложения, благодаря которому ваши документы и все операции с ними будут в постоянном доступе.

Записывайтесь на демо прямо сейчас!