Перевод удаленного сотрудника на КЭДО: что следует учесть

Удаленный формат работы массово вошел в жизнь российских компаний в 2020 году, обозначив тренд на полностью дистанционное взаимодействие с сотрудниками: например, в вопросах их приема на работу, оплаты труда, организации ключевых рабочих процессов, в т.ч. внутреннего и внешнего документооборота.

Среди работодателей, практикующих кадровый электронный документооборот или готовых перейти на эту удобную систему, по-прежнему актуальным остается вопрос, как перевести удаленного сотрудника на КЭДО.

Особенности работы с коллективом при переходе на КЭДО

Для того, чтобы уверенно и спокойно перевести компанию на кадровый электронный документооборот, руководителю и кадровому отделу необходимо:

• действовать в рамках закона и обратить внимание на правовые нормы;

• провести работу внутри коллектива: донести преимущества системы, добиться единогласного согласия от сотрудников, собрать заявления – в т.ч. от удаленных сотрудников;

• зарегистрироваться в системе и адаптировать рабочие процессы.

Решение о переходе на КЭДО и последующая работа с системой возможны только на основании согласия всего коллектива.

Правовые нормы для перевода сотрудника на КЭДО

Взаимодействие с дистанционными сотрудниками через КЭДО возможно только с их письменного согласия. Об этом Минтруда напомнил в открытом письме от 03.02.2023 № 14-6/ООГ-771. Без данного заявления фиксируется факт об отказе перехода на КЭДО со стороны каждого конкретного работника.

При этом, согласно нормам статьи 312.1 Трудового Кодекса РФ, работодатель вправе принимать решение о переводе удаленных сотрудников на КЭДО на основании заявлений сотрудников. Для перевода издается локальный акт.

Отсутствие согласия от сотрудника или соискателя, а также отсутствие у человека электронной подписи не считаются основанием для увольнения или причиной отказать в рабочей должности.

Когда не требуется согласие для перехода на КЭДО?

Согласие не требуется, если сотрудник был принят в штат после 31 декабря 2021 года и по состоянию на 31 декабря 2021 года у него отсутствовал трудовой стаж.

Перечень документов для перехода на КЭДО

Чтобы наладить переход на кадровый электронный документооборот, необходимо оформить:

• приказ о переходе на КЭДО,

• положение о переходе ЭДО,

• положение о порядке ведения кадрового электронного документооборота,

• уведомление о переходе КЭДО,

• заявление о согласии на переход на КЭДО,

• заявление об отказе от перехода.

Как упростить перевод сотрудников на КЭДО?

Организовать и провести адаптацию сотрудников вместе с приложением АТМ.КЭДО. 

Благодаря его простоте и доступности, а также опыту наших специалистов процесс перехода на КЭДО пройдет эффективно:

• вы узнаете о преимуществах системы;

• увидите на практике, насколько ускоряются рабочие процессы;

• решите вопросы с выпуском электронных подписей для сотрудников;

• адаптируете коллектив к новой рабочей технологии.

Узнайте больше на бесплатном демо АТМ.КЭДО.